Než podepíšete smlouvu s dodavatelem hotelového systému.
10 klíčových otázek pro výběr hotelového systému
a 10 odpovědí, se kterými byste se spokojit neměli.
V konceptech, studiích proveditelnosti i již fungujících resortech nejčastěji řeším automatizace. Možnosti často limitují hotelové systémy. Nejsou špatné. Jsou jen špatně vybrané a špatně obsluhované.
Hotelový systém (PMS) je centrálním nervovým systémem vašeho hotelu, a proto je jeho výběr klíčový. Bohužel, obchodníci dodavatelů hotelových systémů často slibují zázraky, které realita ne vždy splní. Právě proto by měl každý hoteliér při výběru systému postupovat obezřetně a zvážit spolupráci s odborníkem, který má zkušenosti s výběrem, instalací a přechodem na nové systémy. Třeba se mnou.
Když se sliby rozplynou - příběh je inspirovaný skutečnými událostmi
Nedávno jsem se setkal s případem, kdy si provozovatel resortu vybral systém dřív než mě kontaktoval. Udělal to na základě ujištění obchodníka, že tento systém umožní prodávat položky v samoobslužné restauraci prostřednictvím aplikace. Znělo to skvěle, ale později se ukázalo, že systém zvládne pohodlně spravovat jen asi deset položek. V případě většího množství by se aplikace stala nepřehlednou a provozovatel by navíc musel z každé prodané položky platit provizi. Nyní hledáme jiné řešení, které by lépe vyhovovalo potřebám klienta a bez problémů se integrovalo s jeho PMS systémem.
Při přípravě konceptů pro wellness resorty se situace stává ještě o něco komplikovanější. K městskému hotelu, kde už se musíte vypořádat s klasickými systémy jako PMS, CRM nebo rezervačními nástroji, přibývají další vrstvy technologií. Wellness resorty často zahrnují systémy pro správu lázeňských procedur, rezervace masáží, personalizaci stravy pro hosty, sledování využití sportovních zařízení, a dokonce i systémy pro monitoring spokojenosti hostů v reálném čase.
A teď si představte, že všechny tyto systémy musí nejen fungovat perfektně samy o sobě, ale také spolu bezchybně komunikovat. Jedna z největších chyb, které se zde mohou udělat, je podcenění složitosti integrace těchto systémů s hlavním PMS. To, co funguje bezchybně v městském hotelu, kde je klíčová efektivní správa pokojů a rezervací, může v prostředí wellness resortu selhat, pokud nedojde k důkladnému propojení všech systémů. Stačí, aby došlo k nesouladu mezi rezervačním systémem lázeňských procedur a hlavním PMS, a rázem máte problém, který vám místo relaxace přidělá spíše vrásky na čele. Proto je důležité přemýšlet nejen o výběru jednotlivých systémů, ale také o tom, jak budou dohromady fungovat jako celek, a vyhnout se tak situacím, kdy se technologie místo pomocníka stane nepřítelem vašeho resortu.
10 otázek, které by měl hoteliér položit dodavateli:
Jaké jsou celkové náklady na systém?
Ujistěte se, že znáte všechny náklady, včetně těch skrytých, které se mohou objevit až později.
2. Jaké jsou licenční poplatky a další provozní náklady?
Měsíční poplatky versus provize z tržeb – co je pro vás výhodnější? Doporučuji si udělat propočet, porovnat stabilní počet rezervací po celý rok nebo sezónní provoz s uzavíráním mimo sezónu s paušálem a procentní provizí.
3. Je v ceně zahrnuto zaškolení personálu?
Nepodceňujte důležitost školení, ale také si uvědomte, že školení na ovládání systému není totéž jako školení na jeho efektivní využití. Tady dělají zákazníci největší chybu.
4. Jaké jsou náklady na počáteční nastavení systému?
Může se jednat o skryté poplatky za přizpůsobení systému vašim potřebám, připojení k účetnictví a dalším systémům atp.
5. Jaká je dostupnost a kvalita podpory?
Zjistěte, zda je podpora dostupná 24/7 a zda komunikuje ve vašem jazyce, či v jazyce těch zaměstnanců, kteří se systémem pracují.
6. Jak často jsou poskytovány aktualizace systému?
Pravidelné aktualizace jsou klíčové pro udržení systému aktuálního a bezpečného.
7. Má dodavatel vlastní vývojový tým?
Je důležité, aby dodavatel měl zdroje na neustálý vývoj a zlepšování systému.
8. Je systém uživatelsky přátelský a snadno ovladatelný?
Komplexnost systému nesmí překročit schopnosti vašeho týmu.
9. Může být systém integrován s dalšími aplikacemi a platformami?
Například prodeje v samoobslužné restauraci by měly být snadno propojeny s vaším PMS.
10. Existuje možnost vyzkoušet systém v testovacím režimu?
Testování systému před závaznou koupí může odhalit skryté problémy.
10 odpovědí, na které si dát pozor:
1. „Systém je zcela bezúdržbový.“
Žádný systém není bezúdržbový. Připravte se na nutnost pravidelné údržby a případných aktualizací.
2. „Školení personálu je v ceně a je dostatečné.“
Základní školení obvykle nepokrývá vše, co je potřebné pro plné využití systému. Chtějte osnovu a časový plán. Demoverzi. Instruktážní videa.
3. „Náš systém je nejlepší na trhu.“
Taková tvrzení bývají subjektivní, a ne vždy založená na reálných faktech. Mrkněte se na hoteltechreport.com a podívejte se na hodnocení uživatelů – kolegů z celého světa, kteří se systémy pracují na denní bázi. Tam najdete opravdové nejlepší.
4. „Náklady na implementaci jsou minimální.“
Často se skryté náklady objeví až po nasazení systému, například poplatky za další funkce.
5. „Podpora je vždy k dispozici.“
Ujistěte se, že podpora je skutečně dostupná v době, kdy ji potřebujete, a ve vašem jazyce. Chtějte provozní hodiny a jazyk podpory.
6. „Aktualizace jsou automatické a bezproblémové.“
Aktualizace mohou někdy způsobit problémy, zvláště pokud nejsou kompatibilní s vašimi potřebami. Aktualizace jsou něco jako návštěva rodičů ve vašem dětském pokojíčku, nebo návštěva tchýně v tom vašem současném. Prostě nikdy nevíte, v co se to zvrhne, a tak se ptejte kolik aktualizací ročně vás čeká a jaká je četnost kolizí a oprav chyb u minulých aktualizací.
7. „Systém zvládne všechny vaše potřeby.“
Mnoho systémů má omezení, která se projeví až při specifických požadavcích. Chtějte konkrétní odpovědi na konkrétní otázky.
8. „Máme dostatečný tým na vývoj a podporu.“
U menších dodavatelů může být kapacita vývojového týmu omezená. Odpověď typu koncem roku se na to náš vývojář má v plánu podívat, by vás uspokojit neměla.
9. „Nemusíte se obávat žádných dalších poplatků.“
Skryté poplatky se mohou objevit, například za přidání nových uživatelů nebo modulů. Ptejte se z čeho všeho budete a kolik % platit provizi.
10. „Naše řešení je univerzální a vhodné pro všechny typy hotelů.“
Různé hotely mají různé potřeby; univerzální řešení často nefungují optimálně pro všechny.
Výběr hotelového systému je rozhodnutí, které ovlivní každodenní provoz vašeho hotelu na mnoho let. Nedovolte, aby vás nalákaly sliby obchodníků bez pečlivého zvážení všech aspektů. Spolupráce s odborníkem, který má zkušenosti s výběrem a implementací těchto systémů, vám může ušetřit mnoho problémů a zajistit, že váš hotel bude mít ten správný nástroj pro úspěch.
Výběr hotelového systému je jako výběr partnera pro život. Musíte si být jistí, že s ním dokážete zvládnout nejen ty krásné chvíle, ale i všechny ty malicherné, nervy drásající problémy, které se zákonitě objeví. Nedovolte, aby vás nalákaly sladké řeči a sliby, které nemají žádný reálný základ. Zvažte, zda nemá smysl přizvat si na pomoc odborníka, který ví, na co se ptát, kde hledat a především, jak se nenechat napálit. Věřte mi, pokud jste si někdy vybrali špatného dodavatele, víte, že to může být horší než rozchod se zlomeným srdcem. Jenže na rozdíl od rozchodu si s dodavatelem systému nepopláčete u zmrzliny – spíše u faktury za další skrytý poplatek.
V hotelnictví platí, že prevence je lepší než léčba. Pokud se rozhodnete pro systematický přístup, důkladnou analýzu a zvážíte konzultaci s někým, kdo má v tomto oboru zkušenosti, ušetříte si spoustu starostí, a hlavně spoustu peněz.
Obchodníci vždycky slibují, že vám pomohou vylepšit váš hotel, je to jejich práce, ale skutečnými hrdiny tohoto příběhu budete vy. Protože v okamžiku, kdy položíte dodavateli systému těch deset klíčových otázek, které jste si připravili, vyberete si lépe a vaše rozhodování bude kvalitní.
Nejlepší systém je takový, který vám pomůže dělat to, co už umíte nejlépe – starat se o své hosty, a ne řešit problémy, které vám nikdo předem neřekl. Rozhodujte se kvalitně v jeho výběru.
留言